Verein – Grundlagen

Teil 1
Teil 2

Grundlagen Teil 1

Die Vereinsgründung ist für viele Gartenprojekte ein wichtiges Ziel, das nicht selten die Gartengemeinschaft vor neue, komplexe Fragen stellt. Vor allen Dingen die Vorstände brauchen zumindest ein Grundlagenwissen über Vereinsrecht und -management. Diese Praxisseite basiert auf den Seminaren „Der Verein – das unbekannte Wesen“, das die anstiftung in Kooperation mit der Stiftung Mitarbeit veranstaltete. Es erläutert Grundbegriffe, stellt die Vereinsorgane vor und informiert über Haftungsfragen.

Ein Verein ist ein körperschaftlich organisierter Zusammenschluss von Menschen, eine Organisationsform mit einem Rechtsstatus. Der Verein führt einen eigenen Namen und tritt nicht für seine Einzelmitglieder auf, sondern für die Verwirklichung der von den Mitgliedern in der Satzung definierten Zwecke. Wird der Verein in das Vereinsregister eingetragen, dann ist er ein eingetragener Verein (= e.V.).

Eingetragener und nicht eingetragener Verein

Der nicht (ins Vereinsregister) eingetragene Verein ist ebenso wie der eingetragene Verein (e.V.) korporativ oder körperschaftlich organisiert. Das bedeutet, er ist durch seine Organe (Mitgliederversammlung, Vorstand) handlungsfähig. Jeder Verein gibt sich eine eigene Verfassung (= Satzung) und jeder Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Jedes Mitglied hat die gleichen Rechte und Pflichten. Der Unterschied zwischen dem nicht eingetragenen und dem eingetragenen Verein ist die Rechtsfähigkeit. Das bedeutet: Der eingetragene Verein ist eine juristische Person, die wie eine natürliche Person Träger von Rechten und Pflichten und auch Inhaber des Vereinsvermögens ist. Nach der aktuellen Rechtsprechung und Lehre sind alle Regelungen des Vereinsrechts auch auf den nicht eingetragenen Verein anzuwenden – bis auf die Vorschriften, die eine Rechtsfähigkeit voraussetzen. Wobei es eine partielle Rechtsfähigkeit aber auch für den nicht eingetragenen Verein gibt, da er als aktiv und passiv parteifähig gilt (= klagen und verklagt werden kann z.B.). Auch der nicht eingetragene Verein kann die Gemeinnützigkeit beantragen. Dafür muss er nur beim Finanzamt die Satzung vorlegen und einen Vorstand wählen. Bekommt er den Freistellungsbescheid, kann er z.B. auch Spenden einwerben.

Haftung: Derzeit ist es noch so, dass in einem nicht eingetragenen Verein jeder haftet, der für den Verein handelt, persönlich mit seinem gesamten Vermögen für eventuelle Folgen seines Handelns - neben der Haftung des Vereinsvermögens. Dies gilt für die Haftung aus dem Abschluss von Rechtsgeschäften, nicht jedoch für die Haftung aus Verursachung eines Schadens. Seit Oktober 2007 gibt es das Gesetz zur „Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements“  [1]), das u.a. auch Haftungsfragen vereinfacht. Seitdem werden im Falle eines eingetragenen Vereins die Haftungsansprüche weitgehend (bis auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz) auf den Verein (= das Organ) verlagert. Der Verein haftet dann mit seinem Vermögen. Nur im Falle eines unzureichenden Versicherungsschutzes und wenn kein Vermögen da ist, kann im Einzelfall ein Zugriff auf das private Vermögen der Mitglieder erfolgen. Ein weiterer Unterschied ist, dass für die Gründung eines nicht eingetragenen Vereins drei Leute ausreichen. Für die Gründung eines eingetragenen Vereins sind sieben Leute notwendig.
Mehr Informationen zu nicht eingetragenen Vereinen: http://www.juraforum.de/lexikon/verein-nichtrechtsfaehiger

Vorteile des eingetragenen Vereins

Rechtlich: Für die Mitglieder und den Vorstand besteht ein eingeschränktes Haftungsrisiko (s.o.), sprich: Die persönliche Haftung ist begrenzt, wenn der Fehler nicht vorsätzlich gemacht wurde oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Für leichte Fahrlässigkeit wird dann z.B. der Vorstand nicht in die Haftung genommen, sondern der Verein. Außerdem ist der e.V. in rechtlicher Hinsicht eine juristische Person und kann so u.a. klagen.
Eingetragene Vereine haben seit dem Gesetz zur Stärkung des Ehrenamts (2013) einen gut ausgebauten Versicherungsschutz. Jedes Bundesland bietet für Vereine einen Unfall- und Versicherungsschutz, der für alle im Verein Tätigen gilt, egal ob sie hauptamtlich, mit voller Stelle, auf Teilzeit- oder Honorarbasis, jeden Tag, einmal im Monat oder auch weniger oder ehrenamtlich tätig sind.[2] Wichtig: dieser Versicherungsschutz über die Bundesländer ersetzt NICHT den Versicherungsschutz des Vereins. Jeder Verein sollte eine Vereinshaftpflichtversicherung abschließen. Der Versicherungsschutz über die Bundesländer ist nachrangig und hat eine zusätzliche Auffangfunktion, um Lücken ergänzend zu schließen. Es wird jedoch immer ein Restrisiko geben.[3]

Materiell/(finanziell): Durch die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist der Verein von Steuerzahlungen befreit (Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Mehrwertsteuer, Erbschaftssteuer, Grundsteuer). Einnahmen bis zu 35.000 Euro pro Jahr bleiben unversteuert. Man kann bis zu dieser Grenze Einnahmen erzielen, ohne in Gefahr zu geraten, die steuerrechtlichen Vorteile zu verlieren. Werden die 35.000 Euro überschritten, ist der Verein voll steuerpflichtig. Der gemeinnützige e.V. kann Spenden erhalten und Spendenbescheinigungen ausstellen. Für SpenderInnen haben Spenden einen Steuervorteil. Sie können Spenden in der Höhe von bis zu 20% ihres zu versteuernden Einkommens steuerlich geltend machen. Um Fördermittel oder Zuwendungen öffentlicher Institutionen zu bekommen, sind der Eintrag in das Registergericht und die Gemeinnützigkeit meistens Voraussetzung.
Die Kosten für eine Vereinsgründung sind gering und übersteigen selten 100 Euro (je nach Bundesland). Wenn man vor dem Eintrag ins Registergericht den Freistellungsbescheid beim Finanzamt beantragt und einen vorläufigen Freistellungsbescheid vorweisen kann, entfallen diese Kosten ganz.[4]

Ideell: Der Verein hat eine demokratische Grundstruktur. Und die Vereinsgründung kann eine positive Wirkung auf den Zusammenhalt und die Konsensfindung der Mitglieder haben.

Nachteile des eingetragenen Vereins

Bürokratisierung: Es müssen alle Mitgliederversammlungen und Vorstandsbeschlüsse protokolliert und die Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

Kontrolle durch das Finanzamt: Die größte Schwierigkeit bei der Vereinsgründung besteht darin, den Verein so auszurichten, dass steuerrechtliche Probleme von Anfang an vermieden und steuerliche Vorteile genutzt werden können. Sobald der Verein eine gewisse Größe erreicht hat und niemanden für die Buchführung hat, ist es ratsam, diese an einen entsprechenden Dienstleister zu vergeben. Es gibt viele, die das professionell und sehr kostengünstig machen.

Gemeinnützigkeit

Als gemeinnützig wird eine Tätigkeit bezeichnet, die darauf abzielt, das allgemeine Wohl zu fördern. Wenn eine Organisation als gemeinnützig anerkannt worden ist, wird sie ganz oder teilweise von Steuern befreit (Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer, Mehrwertsteuer, Erbschaftssteuer, Grundsteuer). Die Anerkennung und Gewährung der oben genannten Steuervorteile nach § 51-68 der Abgabenordnung (AO, Dritter Abschnitt „Steuerbegünstigte Zwecke“) [5], erfolgen durch das Finanzamt für:

gemeinnützige (§ 52 AO)

mildtätige (§ 53 AO)

kirchliche Zwecke (§ 54 AO)

Abgeschlossener Katalog von (25) gemeinnützigen Zwecken von (1.) der Förderung von Wissenschaft und Forschung bis zu der (25.) Förderung des bürgerschaftlichen Engagements

wenn Personen selbstlos unterstützt werden sollen, die aufgrund körperlicher, seelischer, geistiger oder wirtschaftlicher Gründe hilfebedürftig sind (Nachweis erforderlich für §53/2 AO). Hier ist die Förderung der Allgemeinheit nicht gefordert.

Förderung der großen öffentlich-rechtlichen Kirchengemeinschaften





                                                  

Die Aufnahme in die Satzung und nachweisliche Verfolgung bestimmter Zwecke nach AO reicht für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit noch nicht aus. Die Steuergesetzgebung fordert die Verpflichtung auf drei Grundprinzipien, die in der Satzung verankert sein müssen:

Prinzip der Selbstlosigkeit (nach §55AO)

  • Keine überwiegend wirtschaftlichen Zwecke.
  • Ausschließliche Verwendung der Mittel für satzungsmäßige Zwecke. Mit wenigen Ausnahmen dürfen keine Mittel des Vereins in wirtschaftliche Geschäftsbetriebe eingebracht werden.
  • Verbot der (unentgeltlichen) Zuwendungen an Mitglieder. Kleinere Geschenke im Rahmen der Mitgliederbetreuung oder kleine Leistungen wie verbilligter Eintritt/Bewirtung bis zu 40 Euro pro Jahr aus sind möglich. Kritische Grenze: Wenn diese Zuwendungen die Höhe der Mitgliedsbeiträge überschreiten oder Geldgeschenke sind.). Weitere Infos: http://www.vereinsknowhow.de/kurzinfos/zuwend-mitgl.htm
  • Zeitnahe Mittelverwendung (keine Rücklagen[6]).
  • Gemeinnützige Vermögensbindung (bei Vereinsauflösung Übertragung des Vermögens auf andere gemeinnützige Zwecke/Organisationen).

Prinzip der Ausschließlichkeit (nach §56AO)

  • Ausschließliche Verfolgung der in der Satzung definierten Zwecke.
  • Im Verhältnis geringe Mittel dürfen auch für andere gemeinnützige Zwecke (an andere Organisationen) gegeben werden.
  • Wirtschaftliche Aktivitäten dürfen nie Hauptzweck (formal auch nicht in der Satzung festgeschrieben) sein.

Prinzip der Unmittelbarkeit (nach §57AO)

  • Verwirklichung der Satzungszwecke durch den Verein selbst und direkt. Ausnahmen dazu: Förderverein und [7] Dachverband.

Anerkennung der Gemeinnützigkeit

Die formelle Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist der Körperschaftssteuerfreistellungsbescheid (= Freistellungsbescheid), den Vereine gegen Vorlage einer Steuererklärung, der Satzung und des Nachweises über die abgehaltene Gründungsmitgliederversammlung mit der Wahl des Vorstands beim Finanzamt bekommen. Bei Neugründung kann man formlos[8] unter Vorlage der Satzung und des Gründungsprotokolls bei der Finanzbehörde (meistens gibt es dort die Abteilung für öffentliche Körperschaften, die dann zuständig ist) eine vorläufige Bescheinigung beantragen, die dann 18 Monate lang gilt und durch eine reguläre Veranlagung mit einem entsprechenden Steuerbescheid abgelöst wird.
Betätigt sich ein Verein wirtschaftlich, dann wird die Gemeinnützigkeit jährlich über die Steuererklärung überprüft und bestätigt - oder widerrufen. Kleinere Vereine ohne nennenswerte wirtschaftliche Aktivitäten werden i.d.R. alle drei Jahre überprüft.[9]

Die Satzung

Die Satzung ist das „Grundgesetz“ des Vereins. Sie sollte so schlank wie möglich sein, alles andere kann man in Ordnungen (Beitragsordnung, Geschäftsordnung des Vorstands, Verfahrensregeln über Eintritte und Austritte etc.) regeln. Die Ordnungen sollten in der Mitgliederversammlung beschlossen werden.

Die Satzung muss mindestens enthalten:

  • Zweck (s.o.), Namen und Sitz (Name der Stadt reicht) des Vereins
  • Absicht der Eintragung in das Vereinsregister
  • Regelung über Ein– und Austritte von Mitgliedern
  • Regelung der Bildung des Vorstands
  • Regelungen über Mitgliedsbeiträge
  • Voraussetzungen und Form der Einberufung der Mitgliederversammlung sowie der Dokumentation gefasster Beschlüsse[10]
  • Regelung bezüglich der Mittelverwendung für den Fall einer Auflösung des Vereins. Entweder benennt man konkret eine andere gemeinnützige Einrichtung oder konkret einen Zweck

Außerdem sind die oben genannten steuerlichen Mindestanforderungen zu beachten.

Wichtiger Hinweis für Neugründungen: Die Zwecke bzw. der Hauptzweck, den man in der Satzung angibt, ist der Prüfstein zur Anerkennung als Verein mit Gemeinnützigkeit. Alle 25 als gemeinnützig anerkannten Zwecke findet man in der Abgabenordnung (siehe Fußnote 6). Es muss einen Kernzweck geben und man sollte maximal zwei bis drei Zwecke angeben; die Registergerichte werden sonst skeptisch (ob der Verein wirklich für die Umsetzung aller angegebenen Zwecke tätig sein kann, wie er das umsetzen will etc.). Am besten formuliert man die Zwecke vom Wortlaut her so eng wie möglich entlang der in der Abgabenordnung anerkannten Zwecke, übernimmt dabei aber nur die Stichworte, die man wirklich machen will und beschreibt, wie man diese Zwecke umsetzen möchte. Für Trägervereine Interkultureller Gartenprojekte eignen sich u.a. die Zwecke 7, 8, 13, ggf. auch 10 oder 25. Gut ist, wenn man konkrete Projekte angeben kann. Wenn ein Zweck dazu kommt, muss die Satzung entsprechend ergänzt werden, denn es werden ja Mittel dafür eingesetzt. Das Finanzamt prüft die Bücher/Kassen/Konten etc. anhand der Zwecksetzung.
Eine Satzungsänderung kann nur die Mitgliederversammlung (MV) beschließen. Je nach Satzung mit einer 2/3-Mehrheit aller Mitglieder oder mit 2/3-Mehrheit der bei der Sitzung anwesenden Mitglieder. Der Entwurf für die Änderung muss allen Mitgliedern vorher fristgerecht zugeschickt worden sein. Dazu stellt man die angestrebten Änderungen dem Text der alten Satzung gegenüber und hebt sie hervor, sodass die Mitglieder gleich erfassen können, was geändert werden soll. Jede Satzungsänderung kostet Geld. Ordnungen hingegen kann man unaufwendig und kostenneutral ändern. Sie sind flexibel anpassbar.
Will man Mitgliedsbeiträge erheben, muss diese Intention in der Satzung stehen. Nicht in die Satzung gehört die Höhe der Beiträge. Dafür arbeitet der Vorstand eine Beitragsordnung aus, die er von der Mitgliederversammlung beschließen lässt.

Wichtig zu wissen: Es ist auf jeden Fall sinnvoll, die Satzung im Vorfeld überprüfen zu lassen. Es kann trotz guter Vorbereitung und Abstimmungen aber passieren, dass das zuständige Registergericht etwas anmerkt oder um Konkretisierung nachsucht. Die Registergerichte unterscheiden sich von Region zu Region.

Vereinsgründung

Die Gründungsversammlung dient in erster Linie dazu, die Satzung (die man wenn möglich schon vorher vom Finanzamt geprüft haben lassen sollte) zu verabschieden und den Vorstand zu wählen. Bei der Gründungsversammlung müssen mindestens sieben Personen anwesend sein. Diese müssen die beschlossene Satzung unterschreiben. Die Sitzung muss protokolliert und vom vorher gewählten Versammlungsleiter sowie den Protokollführenden unterschrieben werde.
Der Vorstand meldet dann den Verein zur Eintragung ins Vereinsregister schriftlich beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) an. Dieser Antrag muss von allen vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern unterschrieben werden. Wichtige Angaben dabei sind: Name, Sitz und Anschrift des Vereins, Tag der Errichtung der Satzung und Name, Beruf und Anschrift der Vorstandsmitglieder. Die Unterschriften der Vorstände müssen beglaubigt werden. Dazu muss der Vorstand persönlich beim Notar erscheinen (mit Personalausweis oder Reisepass). Mit einzureichen sind die von mindestens sieben Leuten unterschriebene Satzung, das unterschriebene Gründungsprotokoll einschließlich des Protokolls der Vorstandswahl, Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder und die Anschriftenliste des Vorstands.
Die Beantragung der Gemeinnützigkeit erfolgt beim zuständigen Finanzamt. Dazu braucht man den Antrag auf Freistellung von der Körperschaftssteuer, die Satzung, das Protokoll der Gründungsversammlung, Beitragsordnung, den Vereinsregisterauszug (oder die Kopie des Antrags zur Anmeldung). Am besten richtet man dann danach auch gleich ein Bankkonto für den Verein ein. Bei vielen Raiffeisen-, Volksbanken und anderen Genossenschaftsbanken ist das für eingetragene Vereine kostenfrei. Gut zu überlegen ist, wer eine Vollmacht für das Konto bekommt. Bewährt hat sich das Vier-Augen-Prinzip.
Die Kosten für die Eintragung variieren von Bundesland zu Bundesland und liegen in etwa zwischen 70 und 140 Euro. Diese Summe setzt sich Gebühren für den Notar, die Eintragung beim Amtsgericht und für die Bekanntmachung der Eintragung in das Vereinsregister durch das Amtsgericht. Empfehlenswert ist, den Antrag zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit beim Finanzamt als erstes zu stellen und einen vorläufigen Freistellungsbescheid zu beantragen. Mit diesem entfallen in vielen Bundesländern die Kosten für die Eintragung ins Vereinsregister

Die Vereinsorgane

Vorstand, Mitgliederversammlung (MV) und die einzelnen Mitglieder haben verschiedene Aufgaben, Rechte und Pflichten.

Die Mitgliederversammlung (MV)

Die MV ist das höchste Organ, das Herz, des Vereins und sozusagen die gesetzgebende Versammlung. Sie

  • fasst Grundsatzbeschlüsse zu z.B. Haushalt und Verteilungsfragen und ggf. Beschlüsse zur Satzungsänderung,
  • wählt den Vorstand,
  • hat ein allgemeines Kontrollrecht,
  • entlastet den Vorstand.

Nach Gründung des Vereins und Wahl des Vorstands muss mindestens einmal pro Jahr eine (besser zwei oder drei) Jahreshauptversammlung (=MV) durchgeführt werden. Der Vorstand verschickt die Tagesordnung (TO) für die MV an die Mitglieder und ruft zu Ergänzungs- und Änderungsvorschlägen auf (mit Angabe einer Frist.) Achtung: In manchen Satzungen gibt es hierzu genaue Regelungen). Gibt es Ergänzungen/Änderungen, arbeitet der Vorstand sie ein. Auf der MV wird die TO vorgestellt. Neue Punkte werden erläutert und dann von der MV abgestimmt. Eine gesetzlich festgelegte Ladefrist gibt es nicht, sie muss aber so gewählt sein, das alle Mitglieder sich vorbereiten und teilnehmen können.

Die Haushaltsplanung sollte selbstverständlicher Teil der MV sein. Das fördert die Transparenz.

Der Vorstand ist verpflichtet, auf der Jahreshauptversammlung einen Rechenschaftsbericht abzugeben. Daran gekoppelt ist die Abstimmung über eine Entlastung des Vorstands. „Durch die Entlastung verzichtet der Verein auf die Geltendmachung von Schäden, die ihm durch Handlungen des Vorstands im betreffenden Zeitraum entstanden sind oder entstanden sein könnten. Dies betrifft ausschließlich solche Schadensersatz- oder Bereicherungsansprüche (z.B. zu hohe Pauschalaufwendungen entnommen), die bei Ausspruch der Entlastung der Mitgliederversammlung bekannt waren oder bei sorgfältiger Prüfung der Unterlagen hätten bekannt sein können. Die Entlastung vernichtet also nicht solche Ersatzansprüche des Vereins, für die sich weder aus dem Rechenschaftsbericht des Vorstands noch aus einem etwaigen Prüfungsbericht von Revisoren ein Anhaltspunkt ergab“.[11]

Ablauf einer MV: Der Vorstand stellt seinen Rechenschaftsbericht vor, der Kassenprüfer (der nicht Mitglied des Vorstands sein muss), sagt, dass alles ordnungsgemäß verbucht wurde. Dann beantragt ein Mitglied (kann auch der Kassenprüfer sein) die Entlastung des Vorstands. Die MV muss nicht immer jemand vom Vorstand leiten. Durch die Übertragung solcher Aufgaben oder auch einer Co-Moderation (RednerInnenliste, Themen bündeln, Tagesordnung und Zeit im Blick haben), können Vereinsmitglieder besser eingebunden werden, sich einbringen und Verantwortung mit übernehmen.
Die MV kann der Vorstand nutzen, um die Mitglieder nicht nur über das zurückliegende Jahr zu informieren (über Zu- und Abgänge bei den Mitgliedern, die Finanzierungs- und Haushaltslage, Projekte, Vereinshighlights und Probleme), sondern auch gleich über die Planungen u.a. hinsichtlich der strategischen Ausrichtung des Vereins. Für das Protokoll der MV ist ein Beschlussprotokoll ausreichend in dem die Beschlüsse enthalten sind und die Aufgaben in Form einer To-Do Liste möglichst mit verantwortlicher Person und Termin festgehalten werden können. Das Protokoll kann man in Zeiten von E-Mail auch zweimal verschicken. Einmal nach Fertigstellung und dann zusammen mit der Einladung zur nächsten MV.

Der Vorstand

Er ist „der Kopf“ des Vereins, also das ausführende Organ, die Exekutive und lenkt – entlang der Satzung die Wege des Vereins auf der Grundlage der Interessen der Mitglieder.

Aufgaben des Vorstands (Auswahl):

  • Geschäftsführung, u.a. Buchführung und Rechnungswesen, Außenvertretung, Öffentlichkeitsarbeit,
  • Mitgliederpflege,
  • Ausführung der MV-Beschlüsse,
  • Bei säumigen BeitragszahlerInnen nachfragen, was die Ursache ist,
  • Rechenschaftsbericht und Planung des nächsten Jahres.

Der Vorstand gibt sich üblicherweise eine Geschäftsordnung, die seine Arbeit und die Zusammenarbeit im Vorstand regelt. Diese Geschäftsordnung sollte er dann von der MV beschließen lassen. Das Aufgabenspektrum des Vorstands ist sehr groß. Bewährt hat sich eine Arbeitsteilung des Vorstandes mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen. Außerdem muss der Vorstand nicht alles alleine machen, sondern kann Tätigkeiten an andere Vereinsmitglieder delegieren wie z.B. Öffentlichkeitsarbeit oder Führen des Kassenbuchs u.a. Der Vorstand muss das dann kontrollieren.
Sieht die Satzung nur einen Vorstand vor, bekommt diese Person sehr viel Macht. Deshalb sollten mindestens zwei Leuten eingetragen werden, die sich nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ gegenseitig kontrollieren. Doch kann bei nur zwei Vorständen, wenn sie sich nicht verstehen, bei allen Entscheidungen eine Patt-Situation entsteht (der eine Vorstand ist dafür, der andere dagegen) und so die Arbeit blockiert werden. Sieht die Satzung fünf Vorstandsämter vor, kann es schwierig werden, so viele KandidatInnen zu finden. Bewährt hat sich ein aus drei Personen bestehender Vorstand. Dann kann es eine klare Mehrheit geben und eine gewisse Funktionalität und Kontrolle ist gewährleistet. Hat der Verein eine gute Grundstruktur und nehmen die Mitglieder regen Anteil an der Entwicklung, dann ist die Macht des Vorstandes nicht so groß. Der Vorstand wird nur für eine bestimmte Zeit gewählt, ist abwählbar und kann von sich aus jederzeit zurücktreten.

Rücktritt von Vorständen vor Ablauf der Amtszeit

Je nach Satzung ist geregelt, wie der Verein mit so einer Situation umgeht. Fällt der erste Vorsitzende aus, sollte sobald wie möglich nachgewählt werden, damit eine ordentliche Geschäftsführung gewährleistet ist. Bis dahin muss das Amt kommissarisch ausgeführt werden, der zweite Vorsitzende übernimmt dann i.d.R. den Vorsitz bis zur nächsten Wahl. Die Mitglieder sollten mitentscheiden, wer nachrückt. Am besten beruft der verbliebene Vorstand (oder ein Mitglied) eine außerordentliche MV ein.

Haftung des Vorstands

Wenn auf dem Vereinsgelände/in Vereinsgebäuden etwas passiert, dann richten sich alle Ansprüche von außen zunächst an den Verein (= Organhaftung) und nicht an den Vorstand oder einzelne Vorstandsmitglieder. Der Vorstand ist verantwortlich und muss dafür zu sorgen, dass es keine Gefahrenquellen gibt. Wird diese Sorgfaltspflicht verletzt, dann zahlt keine Versicherung.
Auch wenn der Schaden an einem Fehlverhalten des Vorstands lag, muss zunächst der Verein zahlen.
Wenn der Vorstand grob fahrlässig oder gar vorsätzlich gehandelt hat, dann muss der Verein sich das Geld vom Vorstand wieder holen.

Mitglieder

In den (Interkulturellen) Gemeinschaftsgärten bewirtschaften häufig Familien oder FreundInnen ein Beet zusammen. Stimmberechtigte Mitglieder bei der MV sind aber tatsächlich nur jene, die formal dem Verein beigetreten sind. Auch bei Familienmitgliedschaften sind das nur die Familienmitglieder, die unterschrieben haben, dass sie Vereinsmitglied werden wollen. Bei Kindern und anderen nicht voll geschäftsfähigen Personen braucht man eine formale Bestätigung der Erziehungsberechtigten.

Aufgaben der Mitglieder

  • Anwesenheit bei den MV,
  • Grundsätzliches Engagement für den Verein über das Beackern der eigenen Parzelle hinaus.

Minderjährige im Verein: Die Altersuntergrenze zur Aufnahme von Kindern in Vereinen liegt bei 7 Jahren. Man kann Kinder aber nur dann als Vereinsmitglied aufnehmen, wenn die Erziehungsberechtigten zustimmen. In vielen Vereinen haben Kinder/Jugendliche ab 14 Jahren das volle Stimmrecht, zumindest für ihre eigenen Kinder-/Jugendbelange. Vereine können hier die Altersgrenzen selber bestimmen.

Mitgliedsbeiträge: Wenn in der Satzung Mitgliedsbeiträge vorgesehen sind, dann ist der Verein u.a. dem Finanzamt gegenüber verpflichtet, die Eingänge der Mitgliedsbeiträge offen zu legen.
Sollte der Verein sich auflösen, geht das Vermögen immer an eine in der Satzung bezeichnete andere gemeinnützige Einrichtung. Sollte dieses Geld dann nicht vorhanden sein, müssen die Übriggebliebenen des Vereins dafür haften.
Es ist nicht möglich, einem Mitglied das Stimmrecht zu entziehen, weil es seinen Beitrag nicht bezahlt hat. Die fehlende Leistung des Beitrags kann aber zu einem Ausschlussverfahren gegenüber dem Mitglied führen. Mit dem Ausschluss erlischt auch das Stimmrecht. Doch zunächst sollte freundlich nachgefragt werden, wenn ein Mitglied nicht zahlt. Ein Ausschluss aus dem Verein ist das letzte Mittel der Wahl.
Empfehlenswert ist eine Beitragsordnung mit gestaffelten Beitragssätzen, sodass Leute mit wenig Geld weniger zahlen müssen.

Neue Mitglieder: Der Verein muss offen für neue Mitglieder sein. Auch die Gärten als solche müssen einen offenen Charakter haben. U.a. hängt die Gemeinnützigkeit daran. Die Vereine sind gemeinnützig z.B. wegen des Ziels der interkulturellen Verständigung, nicht wegen der Gartenarbeit!
Es empfiehlt sich dringend, eine Warteliste anzulegen und sich auch andere Verteilungsmodi zu überlegen, wie z.B. die Beete zu verkleinern oder mehr Gemeinschaftsflächen anzulegen o.ä., sodass mehr Leute dazu kommen können.
Je nach Satzung entscheidet die Mitgliederversammlung oder der Vorstand über die Neuaufnahme. Empfehlung: Die Mitgliederversammlung sollte entscheiden. Da es in der Regel nur selten Mitgliederversammlungen gibt, kann eine provisorische Aufnahme erfolgen. Die Information über die „Neuen“ wird über die internen Kommunikationskanäle offiziell an alle weitergegeben mit der Aufforderung, sich beim Vorstand zu melden, falls es Bedenken geben sollte.

Kommunikation zwischen Vorstand und Mitgliedern: Ein Vorstand sollte im eigenen Interesse Wert auf hohe Transparenz seiner Arbeit und den Einbezug der Mitglieder legen. Er ist von den Mitgliedern gewählt und sollte ihre Interessen bzw. die gemeinsamen Interessen vertreten. Die Kommunikationsdichte sollte möglichst hoch sein, sodass die Mitglieder mitbekommen, was geplant ist, was derzeit in Arbeit ist, wo sie sich einbringen können. Bewährt haben sich E-Mail-Verteiler und auch Newsletter.
Mitglieder haben grundsätzlich das Recht auf Informationen und Auskunft und es empfiehlt sich für Vorstände, Auskunft zu geben. Rechtlich gesehen müssen Vorstände aber nicht zu jeder Zeit oder zu jedem Thema ansprechbar sein, sondern können Gesprächsersuchen erst einmal verweigern. Im Innenverhältnis kann der Vorstand die Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Mitgliedern auf Anfrage auch anderen Mitgliedern zur Förderung der gemeinsamen Kommunikation weitergeben. Man kann dazu einen entsprechenden Passus in das Formular für den Mitgliedsantrag aufnehmen (Datenschutzklausel mit dem Hinweis, dass die Kontaktdaten nur vereinsintern für Vereinsbelange weitergegeben werden).

Mit der Außenwelt: Wenn von außen Anfragen kommen, dann hat der Vorstand oder die Person für die Öffentlichkeitsarbeit (an den/die diese Anfragen gehen sollten) eine Sorgfaltspflicht gegenüber den Mitgliedern und ggf. MitarbeiterInnen und muss abwägen, was nach außen getragen werden kann und sollte.

Weitere Informationen zum Thema Verein: http://www.buergergesellschaft.de/?id=107822

Hinweis: Die Angaben in diesem Praxisblatt sind rechtlich unverbindliche Hinweise. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann nicht übernommen werden.



[1]http://www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/arbeit-im-verein/neuregelungen/107857/, wurde am 10.Oktober 2007 verabschiedet und trat rückwirkend zum 1.1.2007 in Kraft.
[2] Weitere Informationen: http://www.buergergesellschaft.de
[3] Tipps zum Abschluss einer Vereinshaftpflichtversicherung: Der Bundesverband Deutscher Vereine und Verbände (www.bdvv.de) hat Rahmenabkommen mit großen Versicherungsunternehmen abgeschlossen. In Bayern schlüpfen auch viele Vereine, die nichts mit Sport zu tun haben, mit in die Rahmenabkommen, die der Landessportbund ausgehandelt hat. Man sollte immer in den Policen prüfen, was genau in welchem Umfang versichert ist (Anzahl von Festen und anderen Veranstaltungen z.B.). Kinderspielplätze lässt man am besten vom TÜV abnehmen und nimmt sie mit in die Haftpflichtversicherung auf.
[4] Mit einem formlosen Antrag und der Vorlage der Satzung kann man VOR der Beantragung der Eintragung ins Vereinsregister bei der Finanzbehörde einen Antrag auf vorläufige Bescheinigung der Freistellung von Körperschaften stellen, der dann 18 Monate lang gilt und durch eine reguläre Veranlagung mit einem entsprechenden Steuerbescheid abgelöst wird.
[5]http://www.buergergesellschaft.de/fileadmin/pdf/Auszug_AO_3Abschnitt___51-68.pdf
[6] Weitere Informationen zum Thema Rücklagen bilden: http://www.buergergesellschaft.de
[7] Fördervereine sind darauf ausgerichtet, Geldmittel für z.B. eingetragene Vereine, eine Schule oder ein Theater einzuwerben und erfüllt keine anderen, eigenen Zwecke. (= Geldsammelverein)
[8] Ein Beispiel findet sich hier: http://www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/arbeit-im-verein/gruendung-und-grundlagen/eintragung-im-vereinsregister-und-anerkennung-der-gemeinnuetzigkeit/
[9] Quelle: Text von Herrn Dr. Hüttig (Steuerrecht und Gemeinnützigkeit.pdf) als Vorbereitung auf das Stiftung Interkultur Seminar „Der Verein – das unbekannte (Wirtschafts)Wesen“.
[10] Quelle: http://www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/arbeit-im-verein/gruendung-und-grundlagen/107823/
[11] Quelle: Stiftung Mitarbeit

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Grundlagen TEIL 2

Der zweite Teil der Praxisseite zum Thema Vereinsgrundlagen stellt die vier Tätigkeitsbereiche gemeinnütziger Vereine und deren steuerliche Bewertung durch das Finanzamt vor und gibt so Antworten auf die Frage, ob und in welchen Grenzen Trägervereine von Gemeinschaftsgärten für Anschaffungen oder die Weiterentwicklung ihrer Arbeit selber Mittel erwirtschaften können. Am Schluss werden außerdem Beispiele von Beschäftigungsverhältnissen und Vergütungsmöglichkeiten beschrieben.
Das Praxisblatt basiert auf den Seminaren „Der Verein – das unbekannte (Wirtschafts)Wesen“, die die anstiftung in Kooperation mit der Stiftung Mitarbeit veranstaltete.

Tätigkeitsbereiche gemeinnütziger Körperschaften und ihrer steuerliche Bewertung

Solange alle Mittel, die der Verein durch seine Aktivitäten einnimmt, satzungsgemäß eingesetzt werden, gibt es keine Obergrenzen für Einnahmen oder Vermögen. Zunächst sind als Einnahmequellen für Vereine nur Mitgliedsbeiträge, Spenden und Beiträge aus der Vermögensverwaltung (z.B. Vermietung von Flächen oder Immobilien) vorgesehen. Bis zu einer gewissen Größenordnung darf man auch Mittel für die Zwecke des Vereins aus anderen Quellen beschaffen.

Das Finanzamt gliedert die Tätigkeiten von gemeinnützigen Vereinen in vier Bereiche:

Ideeller Bereich: der eigentliche Bereich zur Verfolgung der gemeinnützigen Zwecke – für diesen Bereich bekommt ein Verein die Gemeinnützigkeit zuerkannt.

Vermögensverwaltung: Miet- und Pachterträge aus langfristiger Vermietung gelten als Vermögensverwaltung und nicht als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Zweckbetrieb: die steuerbegünstigte Form des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs, näher definiert in §§ 65ff. der Abgabenordnung (AO) [12].

Kriterien:

  • die wirtschaftliche Betätigung dient zur Verwirklichung der satzungsmäßigen, steuerbegünstigten Zwecke,
  • der begünstigte Zweck kann nur durch die wirtschaftliche Tätigkeit erreicht werden,
  • der Zweckbetrieb darf zu anderen, nicht begünstigten Betrieben nicht in größerem Umfang und nicht mehr als notwendig (für die Zweckerfüllung) in Konkurrenz treten.

Beispiele: Kräuterführung im Garten: Werden 2 Euro „Unkostenbeitrag/Kostendeckungsbeitrag“ genommen, ist das Zweckbetrieb, wird eine Spende erbeten, ideeller Bereich – dies gilt auch für pädagogische Angebote, Kochbücher und andere Publikationen, die aus dem Garten heraus entstehen, Kurse, wenn die Satzungszwecke damit gefördert werden.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Das ist z.B. Verkauf von überzähligen Pflanzen, von Obst, Gemüse, Honig, etc., Basare, Verkauf von Essen und Trinken.

Wirtschaftliche Betätigungen

Zweckbetrieb (steuerbegünstigt) und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (steuerpflichtig) sind wirtschaftliche Betätigungen. Vereinen ist eine wirtschaftliche Betätigung nicht untersagt. Diese Tätigkeiten dürfen aber nur Nebenzweck der Vereinsarbeit sein. Vereine dürfen nie als Hauptzweck einer wirtschaftlichen Betätigung nachgehen, sprich eine wirtschaftliche Betätigung darf nie den ideellen Hauptzweck überwiegen. Die Erfüllung der Satzungszwecke muss das Kernanliegen des Vereins sein.

Exkurs zu Verkauf: Das Finanzamt prüft sehr genau, ob ein Verein bei Verkäufen in Konkurrenz zur privaten Wirtschaft steht, und ob daher die Steuervorteile für gemeinnützige Vereine noch gewährleistet sind. Wenn Verkäufe ein zu großes Ausmaß annehmen und es dabei nicht um z.B. die interkulturelle Verständigung geht (dem Zweck und Ziel des Vereins), besteht die Gefahr, dass der Verein alle Steuervorteile und die Gemeinnützigkeit verliert. Eine Grauzone ist die für individuelle kommerzielle Tätigkeiten von Vereinsmitgliedern, sprich Verkauf von im Garten angebauten Gemüse durch einzelne GärtnerInnen auf eigene Rechnung. Solange das „unter ferner liefen“ bleibt, dürfte es unproblematisch sein.


Die Definition einer wirtschaftlichen Betätigung:

Eine selbständige, nachhaltige Tätigkeit, durch die Einnahmen oder andere wirtschaftliche Vorteile erzielt werden und die über bloße Vermögensverwaltung hinausgeht. Eine Gewinnerzielungsabsicht ist irrelevant, es genügt eine Einnahme-Erzielungsabsicht.[13]
Laut § 64/3 AO werden bis zu einer Umsatzfreigrenze von 35.000 Euro (inkl. Umsatzsteuer bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben) die wirtschaftlichen Aktivitäten wie Zweckbetriebe behandelt und sind somit steuerbegünstigt. D.h. Einnahmen bis zu 35.000 Euro aus Zweckbetrieben und/oder wirtschaftlichen Geschäftsaktivitäten (auch Produktverkäufe – aber als Verein, nicht als Privatperson) pro Jahr sind weitgehend unbedenklich. Bis zu dieser Grenze können Einnahmen erzielen werden, ohne in Gefahr zu geraten, die steuerrechtlichen Vorteile zu verlieren. Es sei denn, sie sind im Vergleich zu Beiträgen, Spenden und der Vermögensverwaltung unverhältnismäßig hoch. Werden die 35.000 Euro überschritten, ist der Verein voll steuerpflichtig. Ganz wichtig ist es, buchhalterisch alles korrekt zu erfassen. [14]


Die Tabelle [15] zeigt die vier Tätigkeitsbereiche in einer Übersicht mit Beispielen, den zuzuordnenden Einnahmearten und der steuerlichen Bewertung. Die beiden grünen Spalten sind von bestimmten Steuerarten befreit, die blaue Spalte stellt den steuerbegünstigten Zweckbetrieb dar und die gelbe Spalte den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Ideeller Bereich

Vermögensverwaltung

Zweckbetrieb 

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Tätigkeiten, Aufgaben, Anforderungen

Direkte Umsetzung der Satzungszwecke

Offene Förderung der Allgemeinheit, Offenheit der Mitgliedschaft

Vermögenserhalt Vermögenssicherung

Erfüllung Satzungszweck Notwendig zur Zweckerfüllung Unwesentliche Konkurrenz zu privatwirtschaftlichen Anbietern

Mittelbeschaffung

Beispiele

Kampagnen zur direkten Bürgerbeteiligung

Kulturförderung

Jugendhilfe

Interkulturelle Arbeit

Sport

Kapitalanlage Vermietung/Verpachtung Überlassung von Werberechten

Verkauf von Vermögensgegenständen

Webportal, Kulturveranstaltung

(Umsatz < 35.000 €)

Unterbringung Interkulturelle Gärten; Sportveranstaltung

(Umsatz < 35.000 €), bei Sportveranstaltungen seit 2013 45.000 € )

Bürgercafe mit Leseecke; Speise- und Getränkebüffet

Obst- und Gemüseverkauf

Einnahmen

Mitgliedsbeiträge  (< 1.023 €/Jahr)
Aufnahmegebühren (< 1.534 €/Jahr)

Umlagen/ Investitionszulagen

(< 5.113 €/10 Jahre)

Spenden, Zuschüsse, Erbschaften

Zinsen
andere Kapitalerträge
Miet-, Pachteinnahmen Einnahmen aus Verträgen Verkaufserlöse

Eintrittsgelder

Gebühren Sportanlagenvermietung Veranstaltungen

(Umsatz < 35.000 €)

Verkaufserlöse Werbung

Eintrittsgelder gesellige Veranstaltungen (Umsatz < 35.000 €)

Ausgaben

Mietkosten

Sachkosten (Büro, Porto, Kontoführung)

Personalkosten

(Mitglieder-)Verwaltungskosten

Instandhaltungskosten

Anschaffungskosten

Abschreibungen

Bank(anlage-)kosten

Verwaltungsberatungskosten

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben

Steuerliche Bewertung

Befreiung Körperschaftssteuer

Gewerbesteuer

Umsatzsteuer

Grundsteuer

Erbschaftssteuer

Befreiung

Körperschaftssteuer

Gewerbesteuer

Befreiung

Körperschaftssteuer

Gewerbesteuer

Umsatzsteuer: 7% (alternativ Umsatzfreibetrag 17.500 €)

Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer, wenn Einnahmen > 35.000 €

Freibetrag 3.835 € / 3.900 € (1.1.2009: 5. 000 €)

Umsatzsteuer 19%

Umsatzsteuer [16] : 7% (alternativ: Umsatzfreibetrag 17.500 €)



Die Mittel, die in einem Jahr eingenommen werden, muss der Verein zeitnah, sprich innerhalb des nächsten Jahres für Vereinszwecke ausgeben. Rücklagenbildung ist eingeschränkt möglich, muss aber immer zweckgebunden sein. [17] Beispiel: Die MV beschließt, dass ein neuer Wasseranschluss gebraucht wird. Wenn der Verein die Mittel dafür nicht hat, kann es lange dauern, bis der Beschluss tatsächlich umgesetzt wird. Wenn der Zweck, für den man die Rücklagen gebildet hat, nicht realisiert wird, müssen die Rücklagen wieder aufgelöst werden.

Spenden kann ein Verein, der als gemeinnützig anerkannt ist, in unbegrenzter Höhe erhalten. Steuerrechtlich werden zweckgebundene und nicht zweckgebundene Spenden gleich behandelt. Für SpenderInnen haben Spenden einen Steuervorteil. Sie können Spenden in der Höhe von bis zu 20% ihres zu versteuernden Jahres-Einkommens steuerlich geltend machen. Jede Spende kann auch ohne Ausstellung einer Spendenquittung angenommen werden (Beispiel Spendendosen und andere Fälle, in denen der Spender seine Spende nicht steuermindernd geltend machen will und keine Bescheinigung möchte), muss aber natürlich als Spende verbucht werden. Für den Spender, der seine Spende aber bei seiner Einkommens- (oder Körperschafts-)steuer angerechnet haben möchte, reicht bis zu der Höhe von 200 € ein Bareinzahlungsbeleg oder eine Buchungsbestätigung (Überweisungs- oder Lastschrifteinzugsbeleg oder Kontoauszug) als sogenannter vereinfachter Nachweis. Für alle über 200 € hinausgehenden Beträge benötigt der Spender für die Anerkennung durch das Finanzamt eine offizielle, förmliche Zuwendungsbescheinigung des Vereins. Ab 2017 wird die Steuererklärung leichter. Die generellen Belegvorlagepflichten werden weitgehend durch Vorhaltepflichten ersetzt. So ist es z. B. nicht mehr erforderlich, Zuwendungsbestätigungen beim Finanzamt einzureichen, um Spenden steuerlich geltend zu machen. Vielmehr genügt es, die Belege bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung aufzubewahren und nur vorzulegen, wenn das Finanzamt es verlangt. Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/2016-12-16-steueraenderungen-2017.html;jsessionid=2273CB704B6D8F8EDDE1591DBD008C4A#doc107604bodyText2
Spendensammelaktionen z.B. in einer Fußgängerzone müssen vorher beim Ordnungsamt angemeldet werden. Von jeder ausgestellten Spendenquittung muss der Verein eine Kopie aufbewahren.
Feste, bei denen man für Essen/Trinken/Angebote um Spenden wirbt, sind steuerrechtlich völlig unproblematisch. Die Erfahrung zeigt, dass Spendeneinnahmen höher ausfallen, wenn kein Betrag angegeben wird. Wird jedoch eine bestimmte Höhe festgesetzt, dann werden die Einnahmen steuerrechtlich als wirtschaftliche Aktivität gewertet, auch wenn die Höhe der erbetenen Spende nur die entstandenen Kosten kompensieren soll. Abzuraten ist von schriftlichen Hinweisen wie „Wir bitten um eine Spende in Höhe von xyz €“. Spenden dürfen nicht eingesetzt werden, um z.B. einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu subventionieren.

"Körperschaftslose Initiativen" werden immer als nichtrechtsfähige Körperschaften oder Vereine betrachtet, können "Schenkungen" (im Sinne von Spenden) annehmen, müssen diese verbuchen und verwalten und können sie für ihre Zwecke verwenden. Spendenbescheinigungen/Zuwendungsbestätigungen (mit steuerlichen Einspareffekten) für den Spender dürften sie nur dann ausstellen, wenn sie durch ein Finanzamt eine Anerkennung als gemeinnützige Organisation erhalten haben. Initiativen (nichtrechtsfähige Körperschaften, Vorvereine usw.) können diese ohne Eintrag als (rechtsfähiger) Verein allerdings auch bekommen, indem sie diese mit mindestens drei Mitgliedern, einem formellen Vorstand und einer Minimalsatzung bei einem Finanzamt beantragen. Diese Satzung muss die nach der Abgabenordnung anerkannten Zwecke beinhalten. Ohne diese Anerkennung, d.h. konkret einen sogenannten steuerlichen Freistellungsbescheid, dürfen keine Spendenbescheinigungen ausgestellt werden (eben im steuerlichen Sinn auch keine Spenden, sondern allenfalls Schenkungen angenommen werden). Mit diesen Geldern ist auch ein "Dankeschön" an ehrenamtliche Helfer möglich, soweit es nicht unverhältnismäßige Anteile der Einnahmen oder des Vermögens in Anspruch nimmt und die Obergrenze von 40 Euro pro Person und Jahr übersteigt.
In der Regel werden die Initiativen nicht überprüft, sollten sich aber an den Verfahren anerkannter gemeinnütziger Organisationen orientieren. Insbesondere eine ausgeprägte Spendenwerbung ist dann aber auch oft der Anlass zu Überprüfungen.
schriftliche Auskunft von Dr. Chrsitoph Hüttig vom 18.07.2016

 

Auch bei Erbschaften gibt es kein Limit für einen als gemeinnützig anerkannten Verein. Sollte ein Verein aber z.B. eine Immobilie erben, die er für seine Vereinszwecke nicht nutzen kann/will und diese dann verkauft, sind das Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Erbt der Verein Geld, dann muss er dieses in einem überschaubaren Zeitraum für den Satzungszweck ausgeben. Bei einer großen Erbschaft käme für Trägervereine von Gemeinschaftsgärten z.B. der Kauf von Land oder auch Kauf/Bau eines Vereinsheims mit Bildungsangeboten laut Satzungszweck in Frage.

Überlassung von Werberechten: Gibt der Verein die Rechte, Werbung im Garten zu machen (z.B. Nutzung des Zauns für Werbetafeln etc.) an eine Agentur ab, dann gehören die Einnahmen, die die Agentur mit Vermietung der Fläche erzielt, in die Vermögensverwaltung des Vereins. Vermietet aber der Verein die Rechte selber, dann sind das Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Wenn ein Verein sich für eine Spende mit einem Hinweisschild bedanken will, dann sollte auf dem Schild klar stehen, für was die Spende war, möglichst projektbezogen („Unser Gartenhaus konnte mit freundlicher Unterstützung von xyz errichtet werden“, „Dieser Flyer konnte erstellt werden mit freundlicher Unterstützung von…“). Steht ein solcher Satz am Zaun des Gartens ohne Hinweis auf eine konkrete Sache, kann die Einnahme vom Finanzamt als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb gewertet werden.

Buchhaltungspflichten
Ein Verein hat Aufzeichnungs-, Beleg- und Dokumentationspflichten, die oft unterschätzt werden. Er muss über die Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft geben können und zumindest vollständige und geordnete Aufzeichnungen führen. Buchungsbelege müssen mit Nummern versehen und geordnet aufbewahrt werden. Es darf keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden. Die Aufzeichnungen müssen nachprüfbar, klar und übersichtlich sein. Ein Verein muss Jahresabschlüsse, Inventare, Kassenbücher, Vermögensaufstellungen, Konten u. ä. zehn Jahre, die übliche Geschäftskorrespondenz (auch E-Mails) sechs Jahre lang aufbewahren.
Zum Ablauf jedes Geschäftsjahrs legt der Verein dem Finanzamt eine Steuererklärung vor. Dabei prüft das Finanzamt nicht nur das Zahlenwerk. Der Verein muss auch erläutern können, wie die Entscheidung für bestimmte Ausgaben in Einklang mit der Gemeinnützigkeit und den Satzungszwecken steht. Gute Rechnungsprüfer sind deshalb ein wichtiges Amt im Verein. Diese Funktion können Mitglieder wahrnehmen oder Externe. Also: Immer alle Einnahmen und Ausgaben genau auflisten (jede Schaufel!). Das kann in ganz einfacher Form geschehen, in dem man z.B. die Posten mit Kauf- oder Zeitwert (= Sachanlageverzeichnis) in ein Buch einträgt. In das Kassenbuch hingegen werden die täglichen Ein- und Ausgaben eingetragen.

Am besten berät man sich mit einem Steuerberater, z.B. hinsichtlich der Zuordnungen von Einnahmen und Ausgaben zu den Tätigkeitsbereichen bevor man die Steuererklärung beim Finanzamt abgibt.

Zusammenfassende Informationen zu den Buchführungs- und Nachweispflichten:

Verein II 01

Verein II 02

Verein II 03

Verein II 04

Verein II 05

Verein II 06

 
Folien: Dr. Christoph Hüttig (Stand 2013)

Finanzamt-Prüfung

Vereine müssen jedes Jahr eine Steuererklärung abgeben. In der Regel überprüfen Finanzämter alle drei Jahre (Prüfungspflicht). Jedes Finanzamt handhabt es anders: Manche Träger werden selten geprüft andere jedes Jahr. Die Finanzbeamten melden sich vorher an.

Vergütungen und Beschäftigungsverhältnisse im Verein

Vorab: Sollen Tätigkeiten vergütet werden, braucht man auch das Geld dafür. Das Thema Vergütung kann viel Ärger bereiten. Hier ist eine größtmögliche Transparenz und die Mitentscheidung Aller das Mittel der Wahl. Will der Verein die Vorstandsarbeit vergüten, muss dazu ein allgemein gehaltener Passus in der Satzung stehen (Formulierungsmöglichkeit: "Der Vorstand kann für seine Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten"). Ohne diese Satzungsregelung darf weder eine Vergütung noch eine Ehrenamtspauschale (auch nicht als pauschaler Aufwandsersatz) an den Vorstand gezahlt werden, ohne Risiko des zeitweisen Verlusts der Gemeinnützigkeit (wohlgemerkt für die eigentliche Vorstandsarbeit).  Soll eine Vergütung für Vorstandsarbeit gezahlt werden, dann lässt der Vorstand die Höhe am besten jedes Jahr (je nach Haushaltslage) von der Mitgliederversammlung absegnen.
Der Vorstand kann nicht mit sich selber einen Vertrag abschließen. Am besten werden Vorstandstätigkeit und Mitarbeiterstatus entflochten. In vielen Vereinen legen Vorstände, die eine Anstellung bei ihrem Verein erhalten, ihr Amt nieder. Oft ist das auch in der Satzung geregelt. So verhindert man eine Machtkonzentration. Es spricht nichts dagegen, dass Mitglieder MitarbeiterInnen werden. Natürlich müssen sie für die Arbeit qualifiziert sein.
Ganz wichtig: Schafft der Verein sozialversicherungspflichtigte Beschäftigungen, müssen die Termine für die Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben unbedingt eingehalten werden. Wenn diese Fristen um wenige Tage versäumt werden, kann das sehr schnell zu einer Anklage führen (Sozialversicherungsbetrug). Das Steuereinzugsverfahren ist seit Januar 2010 nur noch elektronisch möglich. Dazu muss sich der Verein registrieren lassen. Spätestens wenn er sozialversicherungspflichtige Beschäftigte (Angestellte in Voll- oder Teilzeit) hat, sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden. Dieser nimmt dem Verein die Kontrollpflicht ab.

Die Ehrenamtspauschale:[18] Grundsätzlich ist die Arbeit von Vorständen und anderen Aktiven im Verein ehrenamtlich. Seit der Verabschiedung des Gesetzes zur Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements können ehrenamtlich Tätige, die regelmäßig viel Zeit in den Verein investieren, jährlich eine Ehrenamts-Pauschale bis 720 Euro bekommen. Diese ist für den/die EmpfängerIn steuerfrei. Die Auszahlung der Pauschale an für den Verein tätige Mitglieder oder Ehrenamtliche muss nicht in der Satzung verankert werden, doch sollte die Mitgliederversammlung sie beschließen. ACHTUNG: Wenn Vorstände die Ehrenamtspauschale erhalten sollen, muss die Möglichkeit einer Vergütung der Vorstandstätigkeit in der Satzung enthalten sein (siehe oben).

Exkurs Ehrenamtliche: Jede/jeder kann ehrenamtlich tätig werden, auch Arbeitslose und Leute in laufenden Asylverfahren. Wer arbeitslos ist, muss nachweisen, dass er/sie trotzdem für den Arbeitsmarkt zur Verfügung steht und nahtlos vom Ehrenamt in eine Beschäftigung wechseln kann. Anders als bei angemeldeten Nebenbeschäftigungen (Arbeitszeit>15Std./Woche), gibt es für ehrenamtliche Tätigkeiten bei gleichzeitigem Bezug von ALG I oder II keine zeitlichen Einschränkungen. Die Praxis der Ausländerbehörden ist, Menschen mit ungeklärtem Status ein ehrenamtliches Engagement nicht zu verweigern. Die konkreten rechtlichen Regelungen hängen jedoch sehr vom Einzelfall und dem asyl- oder aufenthalts/(verfahrens-)rechtlichen Status der betroffenen Personen ab.
Wie die Anrechnungsbedingungen für Menschen, die ALG I oder II beziehen sich gestalten, kann man hier erfahren: http://www.ehrenamt-deutschland.org/verguetung-aufwandsentschaedigung/alg-2-hartz-4.html

Die Übungsleiterpauschale: Sie kann für Angebote gezahlt werden, die nebenberuflich dauerhaft im Auftrag des gemeinnützigen Vereins erfolgen, z.B. Angebote für Kinder. Sie sind für die Übungsleiter bis zu 2.400 Euro pro Jahr steuerfrei. Die Tätigkeit darf aber nicht deckungsgleich mit dem Aufgabengebiet im Hauptberuf sein und auch nicht in dem Verein, in dem man ggf. angestellt ist.

„Wenn es sich nicht um dieselbe Tätigkeit handelt, können Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale kombiniert (d.h. gleichzeitig genutzt) werden und zwar bei der selben oder bei unterschiedlichen Organisationen (Verein, öffentlich-rechtliche Körperschaft). Die Tätigkeiten müssen nebenberuflich ausgeübt werden, voneinander unterscheidbar sein, gesondert vergütet werden und es müssen für jede Tätigkeit eindeutige Vereinbarungen (Verträge, Bescheinigungen) vorliegen.“ [19]

Honorar/Werkvertrag: Honorare werden für wiederkehrende Tätigkeiten über einen längeren Zeitraum gezahlt, einen Werkvertrag schließt man für eine bestimmte Zeit ab, in der ein Ergebnis (das Werk) zu erbringen ist. Ganz wichtig ist es, dass der Verein überprüft, dass die Person, die er auf Honorarbasis beschäftigen will, wirklich selbständig und nicht scheinselbstständig ist:

  • Hat die Person mehrere Auftraggeber?
  • Tritt sie wirklich selbstständig am Markt auf?
  • Ist sie weisungsgebunden (bei der Tätigkeit im Verein)?

Sinnvoll ist es auch, sich einen Nachweis über die Freiberuflichkeit vorlegen zu lassen.
Wenn eine Scheinselbständigkeit besteht, dann kann die Rentenversicherung für bis zu fünf Jahre rückwirkend von ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn die Sozialversicherungsbeiträge nachfordern.
Am besten klärt man vor Abschluss eines Honorarvertrags den Status. Weitere Informationen dazu: http://www.buergergesellschaft.de/104970/. Wenn es sich um eine Nebentätigkeit handelt, die einmalig oder nur gelegentlich ausgeführt wird und deren zeitlicher Umfang deutlich unter 15 Stunden in der Woche liegt und die Person noch bei einem anderen Arbeitgeber angestellt ist, kann man davon ausgehen, dass keine Scheinselbständigkeit vorliegt.
Der Verein muss alle Honorarkräfte darauf hinweisen, dass sie das Honorar versteuern müssen. Hier reicht es nicht, das als Bestandteil des Honorar/Werkvertrags formuliert zu haben. Man sollte alle Honorarkräfte routinemäßig darüber informieren, dass eine Kontrollmitteilung an das Finanzamt ging.

450 Euro Job (Minijob): Für jede Tätigkeit (theoretisch auch für Vorstandstätigkeit) kann ein 450 €-Vertrag abgeschlossen werden. Der/die ArbeitnehmerIn bekommt die 450 € (oder bis zu 45 €) brutto = netto. Für den/die ArbeitnehmerIn entstehen aber keine Ansprüche an die Sozialversicherungen.
Der/die ArbeitgeberIn muss einen Pauschalbetrag  an die Sozialversicherungskassen abführen (über die Bundesknappschaft). Mehr Informationen: https://www.minijob-zentrale.de/
Übungsleiterpauschale und ein Minijob Job sind kombinierbar (auch bei einem Arbeitgeber). Bedingung und Voraussetzung ist die Anerkennung der Voraussetzungen der Übungsleitertätigkeit.

Arbeitsgelegenheiten mit Mehraufwandsentschädigung („Ein-Euro-Job“): Der Verein beantragt die Arbeitsgelegenheiten beim Jobcenter/der ARGE. Diese vergeben die Maßnahmen an gemeinnützige und auch öffentlich-rechtliche Träger. Mehr Informationen: https://de.wikipedia.org/wiki/Arbeitsgelegenheit_mit_Mehraufwandsentsch%C3%A4digung

Aufwandsentschädigungen: Sie sind keine Vergütung. Alle für das Engagement im Verein nachweisbar entstandenen Ausgaben werden erstattet. Beispiele: Fahrtkosten für Fahrten im Auftrag des Vereins. Dazu schreibt man einen Beleg mit Datum, Strecke, gefahrene Kilometer, Anlass der Fahrt. Berechnen kann man dann 30 Cent pro Kilometer. Grundlage für Fahrkosten und Dienstreisen ist das Bundesreisekostengesetz. Telefonkosten: Datum, Uhrzeit, Anlass und Länge des Gesprächs aufschreiben; Porto und Materialkosten für Vereinstätigkeiten: Quittungen einreichen.

Anmerkung zu der Dokumentation von Fahrten im Auftrag des Vereins: Wichtig ist diese Dokumentation auch und gerade aus unfallversicherungsrechtlichen Gründen!

Hinweis: Die Angaben auf dieser Praxisseite sind rechtlich unverbindliche Hinweise. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann nicht übernommen werden.


[12]http://www.buergergesellschaft.de/fileadmin/pdf/Auszug_AO_3Abschnitt___51-68.pdf
[13] Vergleiche § 14 AO, http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/ao_1977/gesamt.pdf
[14] Weitere Informationen zu Steuern: http://www.buergergesellschaft.de/praxishilfen/arbeit-im-verein/rechtsgrundlagen/gemeinnuetzigkeitsrecht-gemeinnuetziges-steuerrecht/grundsaetze-anforderungen/
[15] Quelle: Dokument von Herrn Dr. Hüttig (Stiftung Mitarbeit)
[16] Für gemeinnützige Organisationen gilt sowohl bei der Vermögensverwaltung wie bei eindeutigen Zweckbetrieben der ermäßigte Steuersatz von 7% (alternativ „Kleinstunternehmerregel“, bei der für einen Umsatz von maximal 17.500 Euro im ersten und max. 50.000 Euro im 2ten Jahr eine Umsatzsteuerbefreiung erreicht werden kann. Vergleiche § 19 USTG). Umfassende Informationen zu dem Thema sind in den Praxishilfen der Stiftung Mitarbeit zu finden.
[17] Mehr Informationen zum Thema Rücklagen: http://www.buergergesellschaft.de
[18] Informationen zur Ehrenamts- und Übungsleiterpauschale: http://www.bundesfinanzministerium.de
[19] Herr Dr. Hüttig, Bereich Fragen und Antworten der Praxishilfe "Arbeit im Verein" des Portals Wegweiser Bürgergesellschaft



Webinar: Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen

Das Webinar (Referent: Vereinsexperte Wolfgang Peffer, www.vereinsknowhow.de) klärt auf, was gemeinnützige Vereine bei der Buchführung und anderen Steuermodalitäten beachten müssen.

Download der Präsentation hier.



Webinar: Gemeinnützigkeitsrechtliche Aspekte von Verkaufsaktivitäten

Referent und Vereinsexperte Christoph Hüttig von der Stiftung Mitarbeit spricht über folgende Themen: Café im Garten, Verkauf von Speisen und Getränken bei Veranstaltungen, Verkauf von Produkten aus dem Garten, etc.

Download der Präsentation hier.


Webinar: Was ist eine gGmbH und für welche Projekte eigent sich diese Rechtsform?

Die meisten Gartenprojekte sind als eigener Verein organisiert oder Teil eines bestehenden Vereins. Einige wenige haben sich als gGmbH gegründet. Um was für eine Rechtsform handelt es sich dabei und welchen Sinn macht sie für einen Gemeinschaftsgarten? Was sind Vor- und Nachteile, welche Spielräume gibt es und worauf muss man achten? Die Referente sind Robert Shaw, einer der Gründer der Nomadisch Grün gGmbH - Träger des Prinzessinnengartens und Dominik Renner, einer der Gründer der ANNALINDE gGmbH - Träger des Anna Linde Gemeinschaftsgartens sowie der Gärtnerei.